Door: Wessel Tiessens
Leestijd 5 minuten

7 lessen voor een succesvolle tender

Urban sync doet regelmatig mee met aan tenders voor de ontwikkeling van woon en werkgebieden. We organiseren het proces samen met architecten, ontwikkelaars en duurzaamheidsadviseurs. We bedenken het concept voor het gebied en we organiseren het participatie traject zodat de ontwikkeling goed verankerd is in de buurt. Vaak maken we ook een (maatschappelijk) programma voor de plint van het vastgoed. De afgelopen jaren deden we regelmatig mee aan tenders In Utrecht, Amsterdam, Rotterdam, Groningen. We hebben de beoordelingen naast elkaar gelegd en hieruit tien lessen getrokken voor een succesvolle tender. 

  1. Maak een goede analyse van de uitvraag. Weet welke onderdelen hoog op de agenda staan in de betreffende gemeente en hoe deze beoordeeld worden. Scan de uitvraag op welke punten ze exact een antwoord willen zien en op welke punten er juist gevraagd wordt om een meer eigenzinnige insteek. Te vaak maken we mee dat door het enthousiasme en de haast in de eerste ronde er een plan wordt ontwikkeld dat niet exact aan de uitvraag tegemoetkomt. Dan mis je kostbare punten! Dat laat onverlet dat je dan nog altijd een concept kunt bedenken met een hoog maatschappelijk rendement.
     
  2. Begin op tijd en betrek de buurt bij je prijsvraag. Vaak is de planning van een ontwikkeltender kort. In die beperkte tijd moet een stevig team worden samengesteld met duurzaamheidsadviseurs en vaak meerdere architecten. Om stevige netwerken op te bouwen in een buurt is tijd nodig, dit kun je opstarten nog voordat het team rond is. Dan kun je wellicht lokale ondernemers en maatschappelijke organisaties aan jouw team toevoegen en meer gerichte vragen stellen aan gemeente. Deze lokale kennis zorgt voor smaak en draagvlak in je project; Ga zo snel mogelijk de buurt in, luister en bouw op het netwerk van lokale ondernemers, stadmakers en actieve bewoners. Betrek deze bij de plannen en neem hun ideeën mee in je plan. 
     
  3. Maak een goede ruimtelijke analyse voordat je een ontwerp uitwerkt en waarborg daarmee een integrale aanpak. Vaak maken we mee dat de architect op basis van intuïtie en esthetiek een ontwerp maakt dat zonder ruimtelijke analyse wordt uitgewerkt. Dit heeft als risico dat het grondbod, de duurzaamheidsscore en de potentiële maatschappelijke impact niet optimaal is. Wij adviseren opdrachtgevers daarom om een aantal ruimtelijke varianten te scannen op zaken als opbrengst, energie en gezond stedelijk leven. Neem Beng; Aan de hand van een massastudie kun je al kijken naar de hoeveelheid geveloppervlak in relatie tot de mogelijkheid voor energie uit hernieuwbare bronnen.  
     
  4. Maak een strak dummy document. Een dummy document is een document waarin de uitvraag is opgebroken in deelvragen. Daarmee is het voor alle partijen duidelijk wat ze moeten aanleveren aan tekst en artwork en ook hoeveel woorden ze aan een onderdeel mogen besteden. Laat alle disciplines vanaf het begin meelezen met dit document, zodat je elkaar scherp houdt en uitdaagt tot een integraal plan.
      
     
  5. Hoe concreter hoe beter. Vaak blijven organisatorische onderdelen in plannen oppervlakkig uitgewerkt. Denk aan de organisatie van het beheer van een groene binnentuin, het beheer van de maatschappelijke plint of een oplossing voor deelmobiliteit. Betrek (lokale) ondernemers en teken een intentieverklaring, werk een organisatie vorm rondom gezamenlijke programmaonderdelen voor, of nog beter met, toekomstige bewoners uit. Hoe concreter je dit op papier zet, hoe meer vertrouwen er zal zijn dat je beloftes waarmaakt en hoe hoger je scoort.
     
  6. Geef prioriteit aan de beschrijving van de maatschappelijke bijdrage. Vanuit de vastgoedsector wordt een gebouw vaak als doel gezien. Maar voor gemeenten en bewoners is het gebouw een middel om een prettige woonplek en veilige woonomgeving te bouwen: een gezond stedelijk leven. De maatschappelijke effecten zoals ontmoeting, beweging, werkgelegenheid en goede woon en werkruimte zijn hun doel voor een vastgoedontwikkeling.  
     
  7. Organiseer een readteam dat tegenleest. Door enthousiasme en haast kan er bij het tenderteam een tunnelvisie ontstaan. Binnen het team dienen de diverse disciplines met elkaar mee te lezen, maar als je echt goed wilt scoren, laat je een aantal betrokken medewerkers vanuit het consortium ongezouten kritiek op je plan afvuren. Hoe kritischer hoe beter! Doe je dit ruime tijd voor de deadline, dan kan je je plan nog aanscherpen en verbeteren.  

 

Bonus Ga over de max! Bij bijna al onze winnende plannen zijn we als team flink uit onze comfort zone gegaan wat betreft grondprijs, BENG en toezeggingen voor maatschappelijke impact. Durf 10% meer te bieden dan je eerste grove berekening laat zien, vergroot daarmee je kans op winnen en daag je team uit te komen tot een echte integrale en innovatieve aanpak in de uitwerking, zowel ruimtelijk als technisch.   

Wilt u een tender inzending die naast financieel rendement, ook maatschappelijk rendement oplevert? Wilt u ook bijdragen aan een gezond stedelijk leven door te werken aan een integrale aanpak? Dan doen wij graag mee. Neem contact op met ben@urbansync.nl of een van onze andere teamleden.   

 

Projecten 

Ons plan voor de Petteflet, een iconisch woongebouw voor gezinnen op de Zuidas, scoorde zeer goed op het concept van woningen voor gezinnen in de stedelijke omgeving van de Zuidas. Zo bedachten we een uitdagende routing door de gangen van het appartementengebouw, met kleine speelhoeken voor de jongste kinderen en een klimmuur voor de grotere, een groene buitentrap en een gezamenlijk dakterras. De architect plooide de appartementen rondom deze route en gaf de gevel met kleine balkons een diamant-achtige uitstraling. Urban Sync formuleerde een aantal persona’s, drie typen gezinnen met kinderen in verschillende leeftijdsfasen en daardoor specifieke wensen, op basis waarvan de appartementen werden ontworpen en afgestemd op de toekomstige gebruikers. Zo kwam er overmaat in de gang van de appartementen, vaste bergkasten en zouden kamers eenvoudig te splitsen zijn. Flexibiliteit is key voor langdurig woonplezier van gezinnen in zo’n gebouw. De maatschappelijke plint die we bedachten zou worden ingevuld door kunstenaarscollectief Loods 6 en de Wereldkeuken van de World of Food. Op alle onderdelen scoorden ons plan even hoog als de uiteindelijke winnaars, maar helaas ook met een sterk concept verlies je wel eens. De laatste minimale verschillen waarop ons plan verloor zat hem in de architectuur, de tactiliteit van de gevel en de entree.